8 vinkkiä onnistuneen workshopin järjestämiseen etänä

TechnologyRemote workWorkshop

2020-03-20 – 5 min read

Oletko sopinut workshopin tai isomman porukan kokouksen? Sen sijaan, että perutte suunnitelmat, nyt jos koskaan on hyvä aika kokeilla workshopin pitämistä etänä.

Kokosimme tähän artikkeliin meidän parhaat vinkit onnistuneen etäworkshopin järjestämiseen niin oman tiimin kesken kuin asiakkaiden kanssa.

1. Valmistele työpaja

Työpajan tärkeimpiä vaiheita on sen valmistelu. Workshopit ovat työväline, jolla jokaisen osallistujan tieto ja ajattelu saadaan hyödynnettyä. Suunnitelmallinen workshopin valmistelu tarkoittaa, että kaikkien osallistujien ajasta saadaan enemmän irti. 

Etäyhteydellä vedettävä työpaja ei välttämättä poikkea normaalista workshopista. Valmisteltavat materiaalit voivat olla käytännössä samat. Koska etäyhteydessä ei ole käytössä tussitaulua ja post-it-lappuja, tutustukaa erilaisiin online-työkaluihin, jotka korvaavat nämä työkalut etäworkshopissa!

2. Valitkaa oikeat työkalut

Hyviä työvälineitä etäworkshopeissa ovat muun muassa Miro ja Mural, Näitä kahta palvelua meillä on käytetty onnistuneiden workshopien, sisäisten ideointien ja asiakaspalaverien vetämiseen. Myös Googlen työkaluista löytyy yksinkertainen digitaalinen tussitaulu, Jamboard.

Jossain tapauksissa myös suunnitteluohjelma Figma toimii työpajojen järjestämisessä – varsinkin jos kaikilla osallistujilla on kokemusta ohjelmasta. Meillä Motleylla erityisesti designerit ja palvelumuotoilijat ovat Figman suurkuluttajia. 

Kannattaa myös tutustua InVision Freehandiin sekä Microsoft Teamsiin. Olemme huomanneet, että Teams on monille asiakkaillemme tuttu työkalu ja siksi käytämme sitä myös itse asiakasworkshopien pitämisessä.

Digitaalista palveluista huolimatta, kynää ja paperia ei kannata unohtaa! Osallistujia voi pyytää varaamaan kyniä, paperia ja post-it-lappuja myös etäworkshoppiin. Vastaukset voi jakaa kameran välityksellä tai kuvata ne ja jakaa yhteisissä kanavissa. 

3. Testatkaa työkalut ennalta 

Tunnelma lässähtää ja aikaa tuhlaantuu, jos työvälineet eivät toimi. Pyydä kaikkia workshopin osallistujia testaamaan ohjelmien ja yhteyksien toimivuus etukäteen. Isoon työpajaan voi valmistautua testi- tai kick-off-palaverilla, jossa yhteydet ja työvälineet testataan jo päivää tai paria ennen. Näin kaikki voivat kokeilla ja varmistaa, että pelit ja vehkeet toimivat ja tarvittaessa pyytää apua.

Jos sinulla on tulossa tärkeä asiakaspalaveri tai -workshop, testaa omat työkalusi vaikkapa kollegan kanssa hyvissä ajoin ennen tapaamista.

HUOM! Joskus sovellukset tuppaavat kaatumaan tai pätkimään. Tee aina suunnitelma sen varalle, jos ensisijainen työkalu ei toimi!

4. Käyttäkää videoyhteyttä 

Videopalavereissa kannattaa pitää kameraa päällä. Kasvojen ilmeet ja muu sanaton viestintä ovat tärkeitä myös etäpalavereissa ja auttavat vuorovaikutuksessa. Ilmeiden ja eleiden perusteella muiden on helpompaa tulkita sanomisten sävy. 

Hyvä käytäntö on pyrkiä käyttämään videoyhteyttä aina, jos yksikin osallistuja tulee työpajaan etänä. Näin hän näkee kaikkien kasvot ja asetelma on mahdollisimman tasavertainen. 

5. Vetäjänä pidät workshopin aikataulussa

 Jos olet workshopin vetäjä, tee selkeä aikataulutus työpajalle kuten tekisit normaalistikin. Aikatauluta eri vaiheet ja käytä kelloa. Muista ohjata keskustelua ja pitää se yllä kuten tavallisessa workshopissa. Kysymykset ja agendan voi myös jakaa kaikille osallistujille ennen workshopin alkua.

Pidä myös huolta, että kaikki saavat puheenvuoron. Käytä tarpeen tullen asemaasi puheenvuorojen jakamisessa. 

6. Pitäkää workshopit lyhyinä

Videopalaveriin osallistuminen voi olla kuormittavampaa kuin kasvotusten tapahtuvat workshopit. 

Jos mahdollista pitäkää etäworkshopit tehokkaina ja lyhyinä. Jos asiaa on paljon, pitäkää vaikka kaksi lyhyempää workshopia joko samana tai peräkkäisinä päivinä. 

Jos taas pidätte pitkän työpajan  yhteen menoon, muistakaa pitää riittävästi taukoja välissä!
Vinkki! Kun pidätte tauon, jättäkää yhteydet päälle, niin aikaa ei kulu yhteyksien säätämiseen tauon jälkeen.

7. Tehkää muistiinpanoja ja päättäkää toiminnasta

Sopikaa etukäteen kuka tekee workshopista tai palaverista muistiinpanot ja jakakaa ne mahdollisimman pian osallistujille. Voitte myös kirjoittaa muistiinpanoja kollektiivisesti workshopin aikana esim. Dropbox Paperiin, Google Docsiin tai Wordiin.

Workshopin lopuksi päättäkää seuraavista tehtävistä, vastuista ja deadlineista.

8. Tekemällä oppii

Jos ensimmäinen etäworkshop ei ole suuri menestys, ei hätää! Jokainen työpaja opettaa jotain uutta sen vetämisestä.

Kysy workshopin päätteeksi osallistujilta, mikä toimi ja mikä olisi voinut olla paremmin. Näin voit seuraavalla kerralla pitää vielä paremman työpajan. 

Muita vinkkejä:

  • Ole ajoissa paikalla ja pyydä osallistujia liittymään palaveriin jo hieman etukäteen. Näin vältytään alun säädöltä. 
  • Muista pitää riittävästi taukoja. Kerran tunnissa ei ole liioittelua, koska etäpalaverit ja -workshopit voivat olla kuormittavia. 
  • Pyydä osallistujia käyttämään kunnollisia kuulokkeita ja mikrofonia.
  • Jos mahdollista, käyttäkää videoyhteyttä.
  • Varmista, että kaikilla on osallistujilla on linkki palaveriin. 

Share this story

Written by

Niclas Storås

Niclas on Motleyn konseptisuunnittelija

Share this story

Contact

Let's make your idea happen.

Jens KrogellCEO, Co-founder+358 40 742 6062 jens@motley.fi
Miikka VartiainenCommercial Director +358 50 447 9605miikka.vartiainen@motley.fi